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Guía Paso a Paso para Principiantes: Dominando Airtable para la Gestión Eficiente

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En el mundo actual, donde la información fluye sin cesar y las tareas se acumulan a una velocidad impresionante, contar con herramientas de gestión eficientes se ha vuelto más que una necesidad: es una verdadera ventaja competitiva. Desde administrar proyectos hasta organizar datos, la capacidad de mantenerse ágil y organizado es crucial para alcanzar el éxito en cualquier ámbito. Es aquí donde entra en juego esta guía de Airtable para principiantes.

Airtable ofrece una puerta de entrada accesible y amigable al fascinante mundo de la gestión de datos y proyectos.

En un panorama repleto de opciones, Airtable destaca como una solución versátil y poderosa que se adapta perfectamente a las necesidades tanto de usuarios individuales como de equipos enteros. ¿Por qué? Porque combina la simplicidad de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos, proporcionando una plataforma intuitiva que permite a cualquiera crear, compartir y colaborar en bases de datos personalizadas de manera eficiente.

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Lo que haces hoy puede mejorar todos tus mañanas. 

Ralph Marston

Antes de continuar con esta guía vamos a conocer:

¿Qué es Airtable?

Airtable es una herramienta versátil que te permite construir bases de datos y aplicaciones personalizadas para respaldar los flujos de trabajo más importantes de tu equipo.

Imagina esto: podrías tener un calendario de contenido, una hoja de ruta de productos, un cronograma de eventos, un seguimiento de metas empresariales… ¡o incluso todo lo anterior! Airtable es lo suficientemente flexible como para manejar flujos de trabajo tanto grandes como pequeños, y evolucionar a medida que las necesidades de tu equipo cambien.

Sí, sabemos que la idea de crear una “aplicación” o “base de datos” puede sonar abrumadora, pero te aseguro que con esta guía, un poco de práctica y Airtable, estarás creando tus propias herramientas en poco tiempo.

Beneficios de usar Airtable para manejar tus proyectos:

Aquí te mostramos algunos beneficios de usar Airtable:

  • Gestiona tu trabajo de principio a fin: Desde la planificación hasta la ejecución, Airtable te permite manejar todo el proceso de tus proyectos de manera eficiente.
  • Genera visualizaciones pulidas y listas para compartir rápidamente: Con Airtable, puedes crear visualizaciones impresionantes de tus datos con solo unos pocos clics, listas para compartir con tu equipo o clientes.
  • Proporciona el contexto necesario a las partes interesadas: Con la capacidad de agregar comentarios, enlaces y documentos adjuntos a tus registros, Airtable asegura que todos tengan la información necesaria para entender el panorama general.
  • Alinea a tus equipos alrededor de una única fuente de verdad en tiempo real: Airtable actúa como un centro de operaciones centralizado donde todos los miembros del equipo pueden acceder a la información más actualizada en cualquier momento.

    La gente utiliza Airtable para una variedad de propósitos, desde el seguimiento de entrevistas de trabajo hasta la gestión de producción de videos a gran escala. Miles de empresas confían en Airtable para ejecutar sus procesos comerciales más importantes todos los días. 

    Profesiones y Negocios que pueden beneficiarse de Airtable

    1. Agencias de Marketing Digital.
    2. Estudios de Producción Audiovisual.
    3. Equipos de Recursos Humanos.
    4. Consultores de Gestión de Proyectos.
    5. Empresas de Desarrollo de Software.
    6. Organizaciones sin Fines de Lucro.
    7. Project Managers.
    8. Content Creator.

    Guía para Principiantes Paso a Paso para usar Airtable

    Airtable es una herramienta poderosa y fascinante que requiere de lectura y práctica para poder aprovechar al máximo todo lo que ofrece, si esta es tu primera vez usando Airtable, esta guía es un excelente introductorio. 

    Acá te vamos a llevar por el paso a paso con lo más básico, pero muy importante de conocer y familiarizarse. Entendiendo estos primeros pasos, será mucho más sencillo y divertido explorar otras funciones de Airtable. 

      Sumérgete en los 5 pasos básicos para iniciar una base de datos en Airtable:

      Paso 1: Creando tu primera base de datos en Airtable:

      Para lograr el workflow perfecto el primer paso es identificar los datos más importantes y agregarlos en tu base de trabajo.

      Los datos son más que solo números y fechas. Pueden ser etiquetas, imágenes, relaciones, texto enriquecido… ¡de hecho, casi cualquier cosa! Para ti, los datos que más importan podrían ser una lista de metas de la empresa, un pipeline de campañas de marketing, una hoja de ruta de características del producto o un catálogo de clientes.

      Sea cual sea el tipo de datos en el que se enfoque tu equipo, deberán formar  una base para el workflow. Allí es donde entra Airtable, el primer paso es crear una base de datos. En esta etapa, te guiaremos para crear un espacio para los datos de tu equipo que esté personalizado según tus necesidades específicas.

      ¿Qué es una base en Airtable? 

      Una base de Airtable (o “base de datos”) es el hogar de toda la información que necesitas para tu flujo de trabajo.

      En ella almacenas los datos importantes y los flujos de trabajo que dependen de ellos. Una base te permite reunir toda tu información, organizarla y conectarla como desees, y modificarla según sea necesario. Es el hogar de los datos y flujos de trabajo de tu equipo, sin importar en qué proyecto estás trabajando.

      airtable para principiantes (2) - bases

      Exploremos cómo se pueden usar las Bases para gestionar casi cualquier flujo de trabajo.

      • Producción de contenido: Los creadores de contenido usan Airtable para gestionar cada paso en su calendario.
      • Diseño y gestión de productos: Los equipos de diseño usan Airtable para hacer un seguimiento de los componentes y materiales que utilizan para la producción.
      • Pipeline editorial: Para una redacción ocupada, Airtable brinda al equipo editorial una forma de gestionar cada artículo en proceso, incluido quién está trabajando en él, en qué etapa está en el proceso editorial y en qué sección se publicará.
      • Lanzamiento de productos nuevos: Los equipos de eventos planifican conferencias y presentaciones utilizando Airtable, para que todo salga a la perfección.

      Crea tu primera base en Airtable aquí.

      Paso 2: Creando tu primera tabla en Airtable

      ¿Qué es una tabla dentro de una base en Airtable?

      Una base de datos está compuesta por tablas, y cada tabla contiene una lista de elementos del mismo tipo, como personas, ideas o proyectos.

      Las tablas se encuentran en la parte superior de tu base, y generalmente es una buena práctica nombrarlas según lo que almacenan.

      Cada tabla es separada y discreta de las demás, con sus propios datos, vistas e interacciones, pero también es posible vincular tablas para compartir información cuando sea necesario.

      Por ejemplo:  el equipo que manejar la planificación de eventos puede tener cuatro tablas en su base llamadas: Eventos, Presupuesto, Tareas y Proveedores. Cada tabla sirve a un propósito diferente y rastrea elementos distintos del flujo de trabajo de este equipo.

      base eventos

      Crear una nueva tabla desde cero solo lleva uno o dos minutos. Cuando creas una nueva base, automáticamente se te presentará una tabla en blanco en la vista de cuadrícula.

      Por defecto, se llama “Tabla 1”, y comenzará con los campos: Nombres, Notas, Adjuntos y Estado. Puedes personalizar el nombre de tu tabla haciendo doble clic en ella y agregar nuevas tablas utilizando el pequeño botón “Agregar o Importar” en la parte superior de la base.

      Estructurando tu base de datos con tablas

      Las tablas agregan estructura a tus datos.

      Mientras que la vista de cuadrícula de tu tabla se parece mucho a una hoja de cálculo, con filas y columnas, la relación entre los puntos de datos es significativamente diferente. Una tabla te permite construir un conjunto de datos consistente, que mantiene su formato a medida que crece, lo que permite un análisis más inteligentes y una mejor creación de flujos de trabajo.

      También puedes crear múltiples tablas (limitado para usuarios con versión gratuita), que funcionan como conjuntos de datos discretos pero no aislados. Las tablas te permiten mantener diferentes grupos de información separados, pero aún así permiten que se comuniquen entre sí, ya sea entre tablas en una sola base o incluso entre bases múltiples.

      Anatomía de una tabla: 

      Las tablas están compuestas por registros, campos y vistas, de los cuales profundizaremos en los siguientes pasos. 

      • Registro: Un elemento individual en una tabla, generalmente representado por una fila.
      • Campo: Un detalle o pieza de información para cada registro, generalmente representado por una columna.
      • Vista: Diferentes formas de ver la información en una tabla.

      Paso 3: Agregar Registros a la Tabla en Airtable:

      Ahora que has establecido la estructura de tu base, estás listo para comenzar a llenar todos los elementos que necesitas rastrear para tu flujo de trabajo, para ello usamos los registros o los record.

      ¿Qué es un registro?

      Un registro (Record) es un elemento individual en una tabla, junto con todos sus detalles relevantes. Puedes pensar en él como la unidad individual de la tabla. Por ejemplo, si tu tabla está organizando eventos en una conferencia, cada registro sería una presentación, o si estás creando contenido para tu blog, cada registro sería un tema para este post.

      Los registros que almacenas en tus tablas dependerán de tus necesidades y casos de uso. Si estás usando Airtable para gestionar proyectos, cada registro podría ser una tarea. Si estás administrando un rastreador de presupuesto, cada registro podría ser un cliente o un artículo facturable. Si estás rastreando la producción de contenido, cada registro sería una pieza de contenido, como un episodio, una publicación de blog o un podcast. 

      En la vista de cuadrícula (Grid) predeterminada de una tabla, cada registro se muestra como una sola fila. Pero con Airtable, no estás limitado solo a cuadrículas; puedes usar la opción de las vistas para ver esos registros de diferentes formas.

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      Consejo Pro:

      Asegúrate de poner el nombre de tus registros en la primera columna que ves en tu tabla, lo que se conoce como el campo principal. Siguiendo el ejemplo de producir una serie de televisión, el campo principal contendría el nombre y número de cada episodio.

      Paso 4: Organizando los datos en campos.

      Los diferentes flujos de trabajo requieren el seguimiento de todo tipo de información, desde fechas, hasta texto y archivos. Los campos o fields nos permiten lograrlo.

      ¿Qué son los campos?

      Un campo o field almacena detalles personalizados relacionados con cada registro. Los campos se muestran como columnas verticales en la vista de cuadrícula de tu tabla, y cada campo está diseñado para almacenar un tipo de información específico.

      Capturando diferentes tipos de datos Cada campo tiene un tipo específico, que dicta cómo se almacena y visualiza la información dentro de él. Los tipos de campo te permiten estandarizar y capturar información dinámica, desde texto hasta números, fechas hasta archivos adjuntos.

      Esto hace que la entrada de datos sea más simple y consistente. Y más tarde, a medida que comiences a visualizar tu trabajo de diferentes maneras, cada campo se convierte en un dato que puedes usar para ordenar, agrupar o filtrar mientras revisas tu base de datos.

      Vamos a explorar los cinco campos más populares en Airtable:

      1. Etiqueta elementos o realiza seguimiento de estado con un campo de selección única.
      2. Realiza un seguimiento de fechas clave con un campo de fecha.
      3. Marca elementos importantes con un campo de casilla de verificación.
      4. Almacena archivos o imágenes importantes con un campo de adjunto.
      5. Añade detalles importantes con texto largo.

      Hay más de 20 tipos de campos disponibles en Airtable, todos tienen una función diferente. Hay opciones de entrada manual como texto corto o selección única; campos de auto-rellenado como último modificado o creado por; y campos con fórmula.

      Comienza hoy a usar Airtable

      Paso 5: Creando vistas personalizadas de tus datos

      Así que tienes toda tu información en un solo lugar, pero ¿cómo encuentras lo que necesitas, cuando lo necesitas? Para ello usamos la vistas o View.

      ¿Qué son las vistas?

      Una vez que has establecido tus registros y campos, y has comenzado a ingresar tus datos, puedes comenzar a personalizar cómo ves tu información.

      Cada vista/ view proporciona una forma diferente de analizar los datos en tu tabla, y cada una puede adaptarse a lo que necesitas ver en esa situación. Puedes crear múltiples vistas para satisfacer las necesidades de tu equipo.

      Es fácil construir una nueva vista desde cero o crear vistas que sean variantes entre sí, con requisitos de filtrado o clasificación ligeramente diferentes.

      Sin embargo, no importa qué tipo de vista hayas configurado, todas hacen referencia a los mismos datos subyacentes. Cualquier dato que cambies desde una vista se cambiará en toda tu base.

      Cada vista proporciona una forma diferente de analizar los datos en tu tabla, y cada una puede adaptarse a lo que necesitas ver en esa situación. Puedes crear múltiples vistas para satisfacer las necesidades de tu equipo.

      Cambia cómo se muestra tu vista

      Con la barra de herramientas de vista, puedes ajustar cómo se ve una vista en tu tabla ocultando, filtrando, agrupando, clasificando y coloreando tus registros y campos.

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      1. Oculta y reordena campos

      Puedes ocultar campos para mostrar solo la información más relevante para la tarea en cuestión y elegir en qué orden deseas verla.

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      2. Filtra registros innecesarios

      Filtra registros para centrarte en un subconjunto específico de registros según criterios personalizados. También puedes combinar varios filtros para crear reglas complejas sobre qué registros son visibles.

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      3. Ordena tus registros por diferentes criterios

      La clasificación muestra tus registros en el orden que elijas, ya sea una lista de fechas futuras en orden cronológico o para ordenar alfabéticamente tu lista de contactos.

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      4. Agrupa elementos similares

      Los registros pueden agruparse por la información rastreada en ciertos tipos de campos, para facilitar su análisis de una vez.

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      5. Colorea tus registros para destacar datos importantes

      El coloreado de registros te brinda una forma fácil de agregar información adicional a un registro, sin un campo adicional. Puedes vincular el color de un registro a un campo de selección única, para que coincida con el color de la selección de ese campo.

      Explora diferentes tipos de vistas

      Ahora que hemos explorado formas en las que puedes ajustar cómo se muestra una vista, ¡vamos a explorar 4 tipos de vistas en la base de operaciones editoriales!

      • Vista de cuadrícula
      • Vista de Kanban
      • Vista de línea de tiempo
      • Vista de calendario
      • Vista de lista

      Las vistas son excelentes para profundizar en tablas específicas.

      En esta guía, hemos cubierto una serie de puntos clave que te ayudarán a dar tus primeros pasos en el uso de Airtable para la gestión de tus datos y proyectos. Hemos explorado cómo crear tu primera base de datos y tabla desde cero, así como la importancia de los registros y campos en la organización de la información.

      Es crucial enfatizar la versatilidad y el potencial de Airtable como herramienta de gestión. Para llevar proyectos hasta para el seguimiento de un inventario y la planificación de eventos, Airtable se adapta a una amplia gama de casos de uso y sectores.

      Su capacidad para personalizar campos, crear flujos de trabajo automatizados y colaborar en tiempo real lo convierte en una herramienta poderosa para optimizar la productividad y la eficiencia del equipo.

      Comienza a usar Airtable desde ya y prueba esta guía.

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